Multiplicadores de tiempo: que son y por que debes usarlos en el trabajo

Inicia la semana, vas al ‘camello’ y lo primero que haces al sentarte en tu puesto es revisar todas las tareas pendientes. Casi de inmediato, una pregunta salta a tu cabeza: ¿Podré cumplir con todo hoy?

Ciertas personas optan por la planificación: toman una agenda y anotan las cosas que tienen que hacer; pero si no eres del ‘team planificación’ probablemente no te alcanzará el tiempo para cumplir con la lista de pendientes y terminarás estresado.

Si lo que buscas es algo de organización en el trabajo, los ‘multiplicadores de tiempo’ pueden resultarte útiles. ¿De qué se tratan y cómo funcionan? De acuerdo a la compañía Rescue Time, “es una estrategia o herramienta que crea más tiempo libre para ti en el futuro”.

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Los ‘multiplicadores’ van desde aplicaciones de productividad, como Slack, Grammarly, Calendly, hasta estrategias de como ‘Hacer las cosas’, entre las cuales figuran: definición de los próximos pasos a tomar; organización; usar recordatorios; y las revisiones periódicas del sistema que usamos.

Según Rescue Time, la forma más efectiva de multiplicar el tiempo día a día es usarlo de manera más efectiva. La compañía explica que 1 hora de tiempo concentrado en una tarea significativa es casi 8 veces más efectiva que un día completo dedicado a estar indeciso o disperso entre correos electrónicos sin sentido, llamadas interminables y actualizaciones de estado (redes sociales).

Al mismo tiempo menciona que si bien existen estrategias tradicionales de gestión de tiempo, no siempre son tan sencillas de aplicar y terminamos descartándolas.

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Ante este escenario, plantean las siguientes acciones (multiplicadores) para lograr hacer lo correcto y tener más tiempo libre en el ‘camello’:

1) Decir que no, un comienzo

Aprender a decir que no puede ser de gran ayuda; esto abre el tiempo para el trabajo que (sí) importa. La compañía explica que esto no siempre es fácil, ya que “a todos nos presentan tareas que sabemos que no debemos hacer, pero que no podemos rechazar”. Pero al final, debemos resistir este impulso si queremos ese tiempo libre que buscamos.

2) Automatizar es agilizar

Las herramientas y apps llegaron a nuestras vidas para facilitarnos las cosas. Utilizarlas para tareas simples ayudará a tener espacio para un trabajo enfocado. Sin embargo, hay que tener en cuenta que este multiplicador no funciona necesariamente para toda tarea. Es así que debes tomar en cuenta estos tres criterios para emplearlo:

- La tarea no necesita su atención para realizarse (es decir, puede hacerlo mientras duerme).

- Es lento o molesto.

- El proceso no requiere demasiada personalización o delicadeza.

3) Delegar... Si es posible

Repartir tareas no es algo tan difícil si se cuenta con un equipo grande y colaborador. No necesariamente todos los pendiente necesitan de nuestra atención y ‘metida de mano’, según Rescue Time. Siempre que haya chance, en situaciones en las que se pueda delegar y descargar trabajo que lleva mucho tiempo a otra persona, hay que hacerlo.

4) Ver si (realmente) es urgente hacerlo

¿Esa tarea es prioridad?, ¿es urgente? Esas son las preguntas que debes hacerte al recibir una asignación.

La compañía concluye en que, pese a estos consejos, una forma más simple de multiplicar el tiempo es darse a uno mismo las condiciones adecuadas para ser productivo.

Agregan que la clave está en tener el control de tu tiempo; saber lo que merece nuestra atención y enfoque hoy te liberará más tiempo mañana.